字里行间话质量

李兵
　　文字是人类相互沟通的工具，是记录各种信息的重要载体；文字似乎又无足轻重，因为当今很多人运用起文字来，是那么随意。
　　回顾一下我们的日常工作和生活，字里行间确实隐藏着不少质量问题。总结起来，基本可以归为几个方面。
　　其一，出现错别字和错用、不用标点符号。这是我们工作和生活中最频繁出现的问题，频繁到我们已经习以为常，以至于看到这些问题，直接“脑补”出正确的用法而不屑于改正。这或许源于信息时代的到来，使用拼音输入法时弹出的那一串候选让我们眼花缭乱。结果，我们用电脑聊QQ、用手机聊微信，一步步地走来，对错别字的容忍度越来越高，对标点符号的使用越来越随意，以至于形成了文字运用的错误习惯。而生活中的习惯一旦养成，是一定会带入到工作中去的。所以我们发现，平时工作邮件的只言片语中出现了错别字，有时会在各种重要的技术文档和重要通知中偶尔也能发现错别字。
　　其二，字体、字号使用随意，页面从不排版。随着近年来上级对文档格式的愈发重视，虽然正规文档中这种问题越来越少，但是其他一般性文档中，这种问题依然是普遍存在的。打开一篇文档，如果字体、字号、行距、缩进、页边距等设置不正确，虽然不耽误获取文档的信息，但是这文档读起来却那么“难受”，好似读到的是街边被随意塞到手里的小广告。这些问题大都是很容易发现的，改起来也是顺手的事儿，但为什么还是普遍存在呢？或许，是因为我们忘记了上学时老师反复强调的“字迹工整、篇幅整齐”，或许是因为我们对自己要求的降低。
　　其三，惜字如金，问题描述不清或不全面。如果说以上两个问题是源于不认真，那么以下就是表达能力方面的问题了。有一个笑话很多人都听过。消防队接到火警电话，问“哪里着火了？”报警人：“我家”。又问：“我是问在什么地方？”，报警人：“在厨房”。再问“我是说怎么去？”报警人：“你们不是有消防车吗！”。这个虽然是个笑话，在工作汇报中一旦出现这个问题，就不那么好笑了。这个问题的出现，往往会带来一连串的追问和回答，分散了精力、浪费了时间，徒增了许多成本。而这个问题又被电话、微信等其他沟通方式所隐藏，只有文字汇报、书写文档时才明显暴露，让人防不胜防。
　　其四，堆砌文字，通篇洋洋洒洒但不知要义。信息时代写文档的好处就是有海量的信息可以随手拈来，“复制”“粘贴”运用起来十分方便，但是也存在很多质量问题。文档的作者虽然旁征博引，但是读者读起来却十分痛苦，感觉作者在东拉西扯，围着最痒的地方转着圈挠，就是挠不到最痒的那个点。最可气的是复制粘贴痕迹明显，各种格式错误甚至错别字被一并粘来，段落与段落之间没有丝毫过渡。在这种文章中获取信息犹如大海捞针，有种被文字窒息的感觉。
　　其五，文字叙述有歧义。文字不像数字那样直白，如果运用不好，就会造成歧义，这是文字问题最可怕的地方。工作中，如果没有较真的人，那么文档的歧义往往会被一层层地传递和放大，最终可能影响设计或生产，造成难以估量的后果。
　　字里行间的质量问题看似简单，但如果不加注意，就可能造成严重后果，所以我们对此必须加以重视。简单的问题，其实解决方法往往也很简单。首先是提高自身要求，在任何场合运用文字时都要注意规范，不要让自己打出、发送出那些显而易见的错别字和标点符号。编辑文档时，顺手就把字体、字号和行距统一、缩进对齐，用不了两分钟，文档立刻赏心悦目。让自己创建的每一篇文档都是精美的印刷品，坚持21天，就能固定成为良好的习惯。其次是提高文字的运用能力，多读别人的文档，了解别人描述问题的方法。多动手练笔，把每一次口头汇报、工作邮件和写文档都当作练习的机会，不断检视、改正。这种机会很多，用不了多久，自己的表达能力和文字运用能力就会大大提升。
　　质量问题产生的原因很多，但大多数都能归结到“不认真”或“不负责”。字里行间的质量问题也是一样。“不积跬步无以至千里”，让我们进一步提高对自己的要求，从身边最小的事做起，不放过一丝一毫的差错，坚持一点一滴地改进，我们的工作质量就能不断迈上更高的台阶。